Главный специалист по документообороту и управлению изменениями • Организация, общий контроль и обеспечение функционирования процесса документооборота и управления УИ в соответствии с Планом Управления Потоками Информации и Процедурой Управления Документацией
• Организация работ по разработке, корректировке при необходимости новых и существующих процедур, детализирующих описание этапов процесса документооборота и контроля УИ.
• Организация и обеспечение и своевременного выполнения запросов подготовка и отчетов по требованию руководства в отношении Документ Контроля и УИ.
• Организация и общий контроль функционирования эффективной системы электронного документооборота и УИ.
• Анализ существующей системы электронного документооборота, оценка результативности процесса документооборота, работы Документ Контроля и процесса УИ и разработка предложений по оптимизации и усовершенствованию их функционирования. Внедрение и контроль за реализацией данных предложений.
• Организация, управление и общий контроль за процессом внутренней и внешней выдачи, учета, контроля, внесения изменений и архивирования проектной, инженерно-технической, входящей и исходящей корреспонденции и прочей документации для строительства объектов.
• Организация и общий контроль процесса исполнения документов в установленные сроки.
• Организация и управление процессом учета и внесения изменений в электронную систему.
• Организация контроля за внесением утвержденных изменений в проектно-сметную и базовую документацию.
• Организация и общий контроль за организацией приемки, регистрации, архивирования отредактированной документации и ее рассылка заинтересованным лицам.
• Организация и общий контроль работы бумажного архива, оптимизация работы бумажного архива.
• Организация и общий контроль проведения периодических аудитов электронного и бумажного архивов.
• Распределение обязанностей между Ведущими специалистами Документ контроля и УИ, контроль за выполнением данных обязанностей.
• Содействие региональным офисам, при необходимости, в организации и ведении процесса документооборота, контроля за проектной, инженерно-технической и прочей документации для строительства объектов.
• Взаимодействие с сотрудниками компании, Подрядными организациями, Поставщиками, Акционерами Управляющими Компаниями и Подрядчиками по строительству и решение вопросов, связанных с документооборотом и УИ, предоставлением информации и данных.
Требования:
Не менее 5 лет стажа работы по организации документооборота и управлению изменениями в нефтегазовом сегменте. Желателен опыт работы по международным проектам.
Опыт руководящей работы по направлению от 3 лет.
Хорошее знание английского языка;
Владение компьютерными навыками – работа с Word, Excel, PowerPoint, Email и пр.;
