После успешного завершения переезда всех московских подразделений ТНК-ВР в единый офис, Административный департамент Компании активно приступил к обустройству нового здания. Его предстоит сделать более уютным, экологичным, а условия труда сотрудников – более приятными. О текущих задачах, новых функциях и планах рассказывает Ольга Фетисова, директор Департамента.
Ольга Юрьевна, один их крупнейших проектов Департамента – переезд в новый офис – осуществлен. Ощутим ли уже эффект от переезда? — В целом переезд прошел очень эффективно и был удостоен высокой оценки Высшего руководства Компании. Здание на Арбате реализовано по очень хорошей цене, обеспечив ТНК-ВР высокий экономический результат. Выгоды от объединения нескольких подразделений Компании в едином офисе начали ощущать и сотрудники. Им стало легче общаться, теперь нет необходимости курсировать между несколькими офисами.
Однако подводить итоги еще рано, так как процессы адаптации к работе в новом здании, централизации услуг, оптимизации организационной структуры еще не завершены. В настоящее время наши основные усилия направлены на наладку всех инженерных систем здания, озеленение офиса и прилегающей территории, обеспечение комфортного климатического режима, благоустройство общественных зон.
Расскажите, пожалуйста, подробнее об адаптации к работе в новом здании.
— В настоящее время все системы нового офиса успешно работают как в штатном, так и в экстренном режиме. Проведение пожарных учений и эвакуации персонала показало, что 99% противопожарных систем и оборудования функционируют нормально. Единственная проблема, выявленная в ходе испытаний, – несрабатывание автоматического открывания одной из дверей на этаже – устранена.
Существенного прогресса нам удалось достичь в устранении неполадок инженерных систем. Например, если сразу после переезда мы получали более 50 жалоб в день по климатическому режиму, то теперь их не более трех-четырех. Претензии сотрудников были связаны как с неполадками оборудования, так и с непривычным для них технологическим подходом к обеспечению температурного режима. В офисе на Арбате управление климатом осуществлялось централизованно: для изменения температуры воздуха в конкретном помещении необходимо было обратиться к оператору. В бизнес-центре «Нордстар» каждое помещение оборудовано собственным пультом управления. Ответственность за выбор режима, таким образом, перешла к сотрудникам, а в открытых пространствах им потребовалось еще и умение согласовывать свои действия с другими коллегами, работающими в этом же помещении.
К сегодняшнему дню новая климатическая техника сотрудниками в основном освоена, они научились договариваться о приемлемой для всех температуре, а наш Департамент, в свою очередь, продолжает совершенствовать имеющиеся системы. Поскольку лето в Москве довольно жаркое в последние годы, для улучшения климатического режима мы оклеиваем фасад здания светоотражающей пленкой. А вот кондиционеры в лифтах появятся только поздней осенью в связи с необходимостью изготовления спецоборудования оснащенного датчиками и контроллерами SiemensBT. Поставку будет осуществлять официальный представитель Siemens в России - компания "МикроКлимат".
О лифтах надо сказать особо. Несмотря на то что лифты являются сферой ответственности «Донстроя» и обслуживают всех арендаторов бизнес-центра, мы очень активно занимаемся этой проблемой. Наша лифтовая группа обслуживает 28 этажей здания и сейчас, когда 23-28 этажи почти заселены, ситуация с лифтами обострилась, время ожидания значительно увеличилось. Мы проанализировали различные алгоритмы работы, разработали предложения и обсудили их с техническими специалистами и высшим руководством компании Schindler – производителем лифтов в Швейцарии. Мы также инициировали ряд технологических усовершенствований, включая установку системы Lobby Vision для получения статистики пользования.
Мы делаем все возможное, чтобы каждому сотруднику было комфортно в новом офисе. До конца августа планируем озеленить придомовую территорию, холл первого этажа и офисное пространство. Перевезли сюда растения из офиса на Арбате, но в связи с большей площадью нового здания их, конечно, не хватает. Наши планы предполагают оформление офиса в едином стиле качественными, здоровыми растениями.
Наши ближайшие планы предусматривают также перепланировку некоторых помещений, связанную со структурными изменениями в Компании, организацию навигации на паркинге, обустройство переговорного этажа и эвакуационных коридоров, строительство павильона для курения рядом с бизнес-центром, реализацию ряда коммуникационных проектов.
Из инициатив по охране труда мы запланировали проведение аттестации рабочих мест, вернули традицию памяток по HSE для людей, посещающих наш новый офис. Здание «Нордстара» высотное, соответственно, рисков для безопасности в нем значительно больше, чем на Арбате. Посетители должны знать об основных правилах безопасного поведения в офисе, действиях в случае пожара и других чрезвычайных ситуаций.
Многие очень хвалили буклет, подготовленный нами к переезду Компании. Сейчас мы планируем создание буклета Административного департамента, описывающего все процессы и процедуры, и выпуск ежемесячного информационного дайджеста. Буклет поможет сотрудникам ориентироваться в работе нового офиса. Дайджест будет информировать сотрудников Компании об актуальных инициативах и проектах Департамента, нововведениях, планах.
Вы упомянули про начавшуюся оптимизацию организационной структуры Департамента. Это связано с переездом в новый офис?
— В том числе. Ведь объем выполняемых работ увеличился более чем в два раза, в рамках прежней организационной структуры с ним уже не справиться. Раньше мы обслуживали 20 тыс. квадратных метров, а теперь – 40, вдвое увеличилось количество сотрудников, добавились новые функции. Пересмотр организационной структуры предусматривает выделение новых функций: будут, в частности, выделены отдел закупок, отдел охраны труда и содержания помещений, отдел внутрикорпоративных сервисов.
А какие новые функции появились у Департамента?
— У нас появились достаточно креативные функции. Например, нам передана функция по изготовлению логотипной и сувенирной продукции. Мы уже разработали образцы данной продукции для новогодних праздников и в настоящее время закупаем ее как для дочерних обществ, так и для Корпоративного Центра.
В этом году наш Департамент занял более активную позицию в организации мероприятий ко Дню нефтяника. Мы хотим, чтобы собственно сам День нефтяника не остался незамеченным в Корпоративном Центре. Помимо организации корпоративных вечеринок Блоков и Функций, сотрудников Компании ждут приятные сюрпризы, которые, мы надеемся, создадут всем праздничное настроение.
Еще одним творческим проектом для нас стало информационное оформление переговорных комнат, общественных зон и эвакуационных коридоров, которые непосредственно после переезда в новый офис выглядели довольно уныло. Выбранная концепция оформления основана на ассоциациях. Переговорные названы в честь городов, где работает ТНК-ВР, но, как выяснилось, многие сотрудники даже не знают, что Компания присутствует в том или ином регионе. Мы разместим в каждой переговорной информационный стенд, рассказывающий о работе ТНК-ВР в этом регионе, активах, количестве сотрудников, городе, а также красивые фотографии с перспективами городов.
Какие крупные проекты предстоит реализовывать Административному департаменту в ближайшем будущем?
— Я бы отметила проект объединения тюменских офисов, который по масштабам сравним с проектом «Нордстар». В Тюмени у Компании семь разрозненных офисов, которые будут объединены под одной крышей в скором времени, ориентировочно в конце 2012 – начале 2013 года. В качестве нового офиса мы выбрали бизнес-центр «Максим» на улице Максима Горького. Подписан договор аренды на 26 тыс. квадратных метров, начато проектирование. Я уверена, что опыт, полученный нами во время реализации проекта «Нордстар», значительно упростит достижение поставленных целей.
