В настоящее время под Вашим руководством реализуется важный для Компании проект – объединение 12 офисов под одной крышей. Какие были предпосылки для такого решения, каких результатов предполагается достигнуть?
— Инициатива реализации проекта по объединению столичных офисов в одном здании принадлежит Исполнительному директору ТНК-ВР Герману Хану. Для всех абсолютно очевиден значительный экономический эффект от продажи здания Арбат 1 и аренды офисного помещения по приемлемой ставке. Помимо этого, дополнительный синергетический эффект достигается от снижения операционных расходов и от улучшения процесса коммуникации между подразделениями, которые в настоящее время расположены в 12 офисах.
Одной из составляющих проекта является централизация административно-хозяйственных сервисов, услуг ИТ и безопасности. Большинство таких сервисов будут предоставляться централизованно службами Корпоративного Центра как работникам КЦ, так и дочерним обществам. Кроме того подразделения смогут выстроить более удобную организационную модель своей работы за счет нахождения в едином офисном пространстве. Сколько сотрудников необходимо перевезти и обустроить?
— К переезду планируется около 3500 человек, из которых около 1700 сотрудников Корпоративного Центра. Общее арендуемое офисное пространство составляет около 40 тыс кв метров. Это 19 этажей. Данный проект переезда назван самым крупным на рынке недвижимости за несколько последних лет.
Помимо прочего, абсолютно очевидно, что это сверхсложный проект. Так, например, дочерние общества Компании имеют абсолютно разные требования. ЗАО «Иркол» ведет работу с акционерами из числа физических лиц, поэтому требования к архитектуре офисного пространства, доступу в помещение и ИТ-системам абсолютно отличны от требований Корпоративного Центра.
Это уже вторая попытка объединить столичные офисы в одном здании?
— Действительно, первая попытка была предпринята в конце 2007 – начале 2008 года. Тогда мы подписали договор аренды бизнес-центра «Западные Ворота», расположенного рядом с МКАД. Однако в середине 2008 года на рынок обрушился финансовый кризис, и проект переезда пришлось заморозить.
Позднее, уже во время кризиса, мы вернулись к проекту, решив воспользоваться низкими ценами, установившимися на рынке недвижимости. После анализа ряда предложений, а всего было просмотрено около 10 объектов, был выбран бизнес-центр «Нордстар», принадлежащий компании Донстрой. При выборе мы учли важные уроки, вынесенные из нереализованного проекта «Западные Ворота». Назову лишь несколько существенных. Во-первых, бизнес-центр находится в шаговой доступности от метро. Во-вторых, в арендную ставку (которая и без того, крайне низкая) включены расходы на профессиональный клининг от Clean Team, а также на отделку помещения арендодателя. В-третьих, мы начинаем платить арендную плату только после заезда в бизнес-центр. И это далеко не исчерпывающий перечень.
Поскольку экономика проекта зависела от судьбы здания на Арбате 1, в момент заключения договора аренды, у нас были крайне серьезные опасения, что в кризис рынка недвижимости мы не сможем сдать или продать это здание. В связи с этим в экономической модели проекта мы заложили условие, согласно которому здание на Арбате 1 должно простоять 6 месяцев без покупателя или арендатора.
Каково состояние проекта в настоящее время?
— В настоящее время фактически завершается строительство объекта и начинается процесс его сдачи. Дальше последуют пуско-наладочные работы, отладка систем ИТ и безопасности, меблировка, и, собственно говоря, перевоз людей. Можно с уверенностью сказать, что нам удалось значительно приблизить срок завершения проекта.
Я хочу подчеркнуть, что проект реализуется в крайне сжатые, даже нереалистичные сроки. Например, работы по проектированию составили 4 месяца, общестроительные работы – около 6 месяцев. При этом, постоянно менялись требования подразделений, и мы с пониманием подходили к изменениям, ведь подразделение – это живой организм. Так, например, в подразделении появился новый руководитель и нужно построить дополнительный кабинет. Изменение, на первый взгляд, незначительное, но на практике строительство дополнительного кабинета ведет к перепроектированию инженерных систем и систем ИТ и, естественно, требует дополнительных затрат. Таких изменений у нас было внесено за время проекта, великое множество.
Все это осложняется тем, что когда планировался проект, было много неизвестных нам составляющих. Например, мы не знали, будем ли мы покупать новую мебель. Было кризисное время и цены на многие материалы были низкими. Таким образом, нам был выделен довольно скромный бюджет. Тем не менее, в результате работы нашей рабочей группы и проведения тендерных процедур в бюджет удалось уложиться. Как говорится, за большие деньги построить может каждый, а за небольшие – нужно постараться… Мне кажется, что нам удалось успешно решить поставленную задачу, мы построили светлый современный офис, в котором будет приятно трудиться!
Расскажите несколько слов, о Вашей рабочей группе?
— Рабочая группа была сформирована в БФ «Обеспечение бизнеса» и состоит из 15 человек, это 5 новых работников под проект и 10 работников Административного Департамента, ИТ департамента и безопасности. Одним из самых важных организационных решений на проекте, я считаю, привлечение советника ИВП БН РиД Сергея Тер-Саркисянца, чей вклад на проекте неоценим.
Нужно отметить, что все члены проектной группы, за исключением 5 новых сотрудников, принятых под проект, продолжают совмещать свои основные функции с функциями на проекте. Общее же число управленческого состава, включая представителей «Донстроя» и подрядных организаций, составляет около 50 специалистов.
Сроки переезда уже определены?
— Сейчас нам предстоит реализовать, пожалуй, самый сложный этап проекта – осуществить переезд сотрудников в новый офис. Причем сделать это таким образом, чтобы сотрудники переехали на новое место с минимальными потерями, не прерывая рабочий процесс. Учитывая распределение сотрудников по 19 этажам, это колоссальная задача. Большая нагрузка ляжет и на самих сотрудников, которым предстоит переезд. Мы рассчитываем на помощь со стороны сотрудников, на их организацию и внимание к требующим в процессе переезда условиям. Переезд планируется закончить до середины мая. График переезда подготовлен и согласуется со всеми подразделениями.
Каждый месяц мы выпускаем дайджесты, посвященные переезду. Теперь регулярность их выпуска повысится до двух раз в месяц. В ближайшем дайджесте мы опубликовали график переезда и информацию по расположению новых рабочих мест каждого сотрудника.
На бытовом уровне, каким образом будет происходить процесс переезда?
— Переезд будет осуществляться 24 часа в сутки без выходных. Сотрудники собирают свои вещи, маркируют и сдают их задействованным в переезде специалистам. За ночь вещи перевозят в «Нордстар», оборудование проходит тестирование, и утром сотрудники выходят на новое рабочее место. Существует специальный план действий, который объясняет алгоритм действий каждого переезжающего. Также мы готовим брошюру, в которой будут отражены все нюансы, необходимые для скорейшей адаптации в новом офисе. Будут работать «горячая линия», по которой каждый сможет найти ответ на интересующий его вопрос, и группа поддержки, в которую войдут специалисты IT и административного департамента.
Какие у Вас планы на будущее?
— Планов много. Например, на 2011-2012 годы планируется проект объединения офисов в Тюмени. В настоящее время мы работаем над концепцией проекта и обоснованием его экономической целесообразности, которые будут вынесены на согласование и утверждение высшего руководства Компании в начале марта 2011 года.
