Каждый из нас хоть раз в жизни бывал в ситуации, когда он внезапно понимал, что забыл что-то сделать или записать. Жизнь сегодня настолько стремительна, что огромный объем информации, выливающийся на современного человека ежедневно, может вызывать стресс.
Мне вспоминается один из уроков английского языка на тему "Транскрипция и правила чтения в английском языке" описанный в этой подробной статье на сайте Langformula. Преподаватель, к слову американка, сказала тогда нам, что очень любит получать электронные сообщения от студентов. Я же в ответ сказал, что ненавижу почту. Она изумилась в ответ, но узнав, что я получаю больше ста сообщений каждый день, удивилась в двойне. Уже тогда я начал задумываться о том, как повысить свою эффективность, но не в ущерб личной жизни. Мне попалась на глаза любопытная книга Салли МакГи «Тайм менеджмент с помощью Microsoft Outlook».
Книга показалась мне более цельной, в отличие от изданий Глеба Архангельского, которые, по сути, рассказывают профункциональность Outlook в доступной форме. Салли рассказывает сначала о том, как правильно построить свою работу, а уже потом как для этого использовать софт. Несколько лет использования на работе простых правил, которые я почерпнул из этого издания, помогли мне лучше планировать свою работу и личные дела. И когда Компания объявила о создании института внутреннего тренерства, я подготовил семинар и начал его проводить, чтобы поделиться с коллегами своим опытом. Проведение одного из таких семинаров и вылилось в предложение написать эту статью.
Объем статьи не позволяет мне вместить все то, что я рассказываю на семинаре, но несколько полезных советов я постараюсь изложить. Тем же, кому это покажется интересным, я бы рекомендовал прочитать книгу или прийти на мой семинар, который длится около 4-х часов.
Итак, совет первый: «Зачем это все?» – на мой взгляд, отличный вопрос самому себе, когда ты завален делами и перестаешь понимать, что делать дальше. Мы делаем множество дел, не всегда соотнося это со своими целями. Безусловно, каждый из нас понимает, что, не ставя перед собой целей, мы с большой долей вероятности не получим того, чего хотим. Многие знают, чего хотят, но иногда забывают о своих устремлениях или отвлекаются на менее значимые вещи в пылу горячки рабочих дней.
Для того чтобы облегчить себе задачу фокусировки на своих значимых целях, можно создать еженедельную повторяющуюся встречу в календаре с самим собой. Возможно, это будет рано утром (до начала рабочего дня один раз в неделю) или в пятницу после 17:00, когда вас уже никто не отвлекает. В рамках семинара я называю эту встречу Недельный обзор. В Недельном обзоре вы можете поместить цели подразделения, на которые вы влияете, решения корпоративных органов и комитетов, обязательные для исполнения, решения и поручения рабочих групп, проекты, которыми вы управляете, наконец, некоторые личные цели.
Раз в неделю, просмотрев свои значимые цели, вы обязательно запланируете звонок, встречу или какое-то другое действие, которое на шаг приблизит вас к достижению ваших целей. Изменяйте, корректируйте, добавляйте ваши цели в Недельном обзоре. Это должен быть живой документ. Есть практика хранения файлов Project, Excel или ссылок на них в теле встречи Недельный обзор.
